Welk werk geeft u als eerste aan AI?

Stel u een technische groothandel voor waar de binnendienst iedere offerteaanvraag handmatig uitzoekt. ‘AI voor verkoop’ kan daar van alles betekenen: een chatbot, een klantportaal of hulp voor de medewerker. Bekijk eerst wat die medewerker doet. Welke informatie zoekt hij op? Waarover moet hij beslissen? En wat krijgt de volgende collega in handen? Leg een gewone aanvraag naast een onvolledige aanvraag en een spoedaanvraag.

In dit denkbeeldige voorbeeld kan de eerste opdracht klein blijven: herken de aanvraag, verzamel de productvragen en maak een conceptantwoord voor de binnendienst. Een prijs toezeggen, voorraad reserveren of een antwoord versturen is een volgende stap, waarvoor u apart beslist. Trek de grens waar uw medewerkers het resultaat kunnen beoordelen en uw systemen het toelaten. Zo weet het bureau wat het moet oplossen, zonder dat u al voorschrijft hoe het alles moet bouwen.

Nexus zegt het eerste proces samen met uw team in de eigen tools te bouwen. Lizard Global noemt strategie, ontwerp, softwarebouw en DevOps binnen zijn productwerk. Tallium biedt apart een Product Concept Quick Start aan.^1,2,3

Voor de groothandel zijn dat verschillende aankopen. Als het verkoopsysteem kan blijven, past misschien hulp bij een intern proces. Een nieuw klantportaal vraagt ook om ontwerp en keuzes over wat klanten ermee doen. Weet u nog niet welk probleem klanten ervaren, dan kan eerst een productconcept zinvol zijn. Schrijf in uw opdracht wat u wilt ontvangen: een document waarmee u kunt beslissen, een werkende proef of een dienst die de afdeling kan gebruiken.^1,2,3

Laat ieder bureau in eigen woorden uitleggen wat het gaat opleveren en welke aannames daarbij horen. Een andere aanpak kan goed zijn, maar zet die als alternatief naast de oorspronkelijke vraag. Anders vergelijkt u ongemerkt een ontwerpvoorstel met een offerte waarin ook ingebruikname en beheer zitten. Controleer of het aangeboden eindpunt overeenkomt voordat u de prijzen naast elkaar legt.

ProductDock zegt kpi’s vóór de projectstart af te spreken. Nexus zegt vanaf de start een meetbare bedrijfsdoelstelling aan iedere uitgerolde agent te koppelen.^4,5

Bekijk bij de offerteaanvragen eerst hoeveel voorbereiding, controle en herstel het huidige werk vraagt. Laat de medewerker die het dagelijks doet opschrijven wat een bruikbaar concept moet bevatten. Een snel geschreven antwoord helpt weinig als productspecificaties ontbreken of hij alle bronnen opnieuw moet opzoeken. Noteer dus niet alleen wat beter moet worden, maar ook welke fouten u niet accepteert. Dat geeft de proef een meetlat die aansluit op het werk.

Verzamel vervolgens goedgekeurde voorbeelden van gewone, onvolledige en tegenstrijdige aanvragen. Zet bij elk voorbeeld wat er moet gebeuren en wie dat beoordeelt. Ontbreekt een productspecificatie, dan kan een vraag aan een medewerker de juiste uitkomst zijn. Laat de leverancier dit in een gecontroleerde proef tonen, met zicht op de gebruikte gegevens en de volgende actie. Echte klanten iets toezeggen is niet nodig om te zien of de proef werkt.

Zet de afspraken op een eenvoudig opdrachtblad: waarom u begint, wat het werk start, welke gegevens gebruikt mogen worden en wat eruit moet komen. Voeg toe wat buiten de opdracht valt, wie beoordeelt, hoeveel tijd uw team heeft, wat het budget is en welk besluit volgt. Stuur de voorbeeldgevallen mee. Laat het bureau aangeven wat inbegrepen is, wat uw bedrijf moet aanleveren en wat het nog moet onderzoeken. Een technisch ontwerp hoeft dit blad niet te zijn.

Voor de groothandel zou de kernzin kunnen luiden: ‘Maak een conceptantwoord voor de binnendienst met goedgekeurde productinformatie. De medewerker beslist over prijzen en verstuurt het antwoord.’ Schrijf eronder wie toegang regelt en de productspecificaties bijhoudt. Zijn die mensen niet beschikbaar? Spreek dan een kleinere eerste opdracht of een latere start af. Laat zo’n open afhankelijkheid niet verdwijnen achter een toegezegde leverdatum.

Controleer tot slot of u het resultaat met de beschikbare mensen, gegevens en het budget kunt beoordelen. Zo ja, gebruik het blad bij alle kandidaten. Zo nee, maak van de voorbereiding zelf een duidelijke opdracht. U kunt bijvoorbeeld eerst laten uitzoeken welke gegevens bruikbaar zijn, of het proces laten uitschrijven. Ook dat advies moet iets opleveren waarmee u verder kunt en een duidelijk punt hebben waarop u beslist of het klaar is.